Microsoft 365 · Prozessautomatisierung · Dresden

Ich gebe Menschen die Zeit zurück, die sie an administrativen Aufgaben verlieren.

Für ihre Kunden. Für alles, was sonst zu kurz kommt.

Kostenloses Erstgespräch Kosten ausrechnen

Beispiel · Automatisierung Rechnungseingang

Auslöser E-Mail-Eingang
PDF extrahieren
Schritt Lieferant identifizieren
Verzeichnis wählen
Abschluss Rechnung ablegen

Was Verwaltung Sie im Jahr kostet

130
0,5 h20 h
2.000 €7.000 €

Ihr Team verliert 368 Stunden im Jahr an Verwaltung. Das entspricht 46 Arbeitstagen und 10.300 € an Personalkosten.

Arbeitsjahr, 220 Tage 10 %

Der markierte Teil ist die Zeit, die nicht bei Kunden ankommt.

Automatisierungsquote 40 bis 60 Prozent
4.100 € – 6.200 €

Was sich davon tatsächlich automatisieren lässt, hängt von Ihren Abläufen ab und zeigt sich erst bei der Analyse.

Die Zahl ist eine Schätzung, kein Angebot. Sie zeigt die Größenordnung auf Basis der Annahmen unten. Zur Prozessanalyse

Annahmen
  • Arbeitswochen im Jahr46
  • Arbeitstage im Jahr220
  • Arbeitsstunden im Jahr1.760
  • Arbeitgeberanteil Sozialversicherung+ 21 %
  • Vollkosten je Stunde28,05 €
  • Angesetzte Automatisierungsquote40 – 60 %

Wie ich arbeite

Bevor eine Automatisierung gebaut oder eine neue Anwendung eingeführt wird, muss klar sein, wie der Prozess abläuft, welche Systeme betroffen sind und wie die Datenqualität ist.

01

Analyse

Je nach Umfang analysiere ich zusammen mit Ihnen Ihre aktuelle Arbeitsweise und schaue mir an, welche Potenziale zur Automatisierung und Zeiteinsparung bestehen.

02

Tool-Wahl

Erst wenn Prozess und Daten klar sind, entscheidet sich das Tool. Meistens steckt es schon in Ihren Lizenzen: Microsoft Lists, SharePoint, Power Automate. Was Sie bereits bezahlen, wird zuerst genutzt.

03

Implementierung

In diesem Schritt findet die Umsetzung statt. Am Ende steht immer ein Test. Danach wird die Lösung eingeführt und Ihre Mitarbeiter werden geschult. In den ersten Wochen begleite ich Sie und löse kleinere Probleme, die bei jeder Umstellung auftreten.

04

Wartung

Automatisierungen müssen gewartet werden, da Zugänge ablaufen, Lizenzen sich ändern, Schnittstellen angepasst werden und Fragen von Nutzern auftreten können.

Was ich anbiete

Für Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitern, die Microsoft 365 nutzen.

01

Beratung

Kostenfrei · 30 Minuten

Erstgespräch

Wir klären kurz Ihre aktuellen Herausforderungen. Sie bekommen von mir eine Rückmeldung, ob ich Ihnen weiterhelfen kann und was der nächste Schritt für Sie ist.

Termin online buchen
1.200 €

Prozessaufnahme mit Zielprozess

Ich schaue mir Ihre Abläufe an und identifiziere die größten Zeitverluste. 600 € werden bei Beauftragung angerechnet.

  • Schriftliche Auswertung mit definiertem Zielprozess
  • Möglichkeiten, wo sich Zeit einsparen lässt
  • Welche Ersparnis entsteht und was die Umsetzung kostet
02

Implementierung

ab 1.200 €

Eingangsrechnungen Automation

Rechnungen kommen per Mail, werden erkannt, dem Lieferanten zugeordnet und im richtigen Verzeichnis abgelegt. Ohne Handgriff.

  • Automatische Ablage nach Lieferant
  • Bearbeitete Mails werden als gelesen markiert
  • Einweisung Ihres Teams

Rentabel ab etwa 30 Eingangsrechnungen im Monat.

3.000 €

Lead Management System

Eine zentrale Liste statt verteilter Excel-Tabellen. Überblick über alle Leads und Grundlage für Automatisierungen.

  • Übernahme Ihrer Daten aus bestehenden Listen
  • Zu jedem Lead entsteht automatisch ein Ordner mit Vorlagen
  • Automatische Erinnerungen zur Wiedervorlage
ab 2.500 €

Datenmigration und Reorganisation

Ich analysiere Ihre bestehende Ablage und baue gemeinsam mit Ihnen eine neue Struktur auf, die mitwächst.

  • Umzug von Laufwerken nach SharePoint
  • Klare Struktur und nachvollziehbare Berechtigungen
  • Bei Bedarf Aufbau eines Intranets in SharePoint
ab 900 €

Speicheroptimierung

Über Jahre belegen alte Versionsstände einen großen Teil Ihres Speichers. Ich bereinige sie, ohne Daten zu löschen.

  • Umstellung auf automatische Versionsverwaltung
  • Versionsbereinigung nach abgestimmten Regeln
  • Bis zu 70 Prozent weniger belegter Speicher
03

Schulungen

690 € · pro Tag

Microsoft 365

Ich schule Ihr Team in der Microsoft-365-Umgebung, an Ihren eigenen Anwendungsfällen.

  • SharePoint, Power Automate, Microsoft Lists, OneDrive
  • Zusammenspiel der Werkzeuge im Arbeitsalltag
  • Bis 8 Personen
690 € · pro Tag

KI

Ich zeige Ihnen anhand von Beispielen, wie KI zielführend eingesetzt werden kann.

  • Microsoft Copilot, Claude
  • Anwendungsfälle, die im Arbeitsalltag weiterhelfen
  • Bis 8 Personen
04

Wartung

ab 50 € im Monat

Laufende Betreuung

Automatisierungen müssen gewartet werden. Zugänge laufen ab, Lizenzen ändern sich, Schnittstellen werden angepasst.

  • Regelmäßiges Monitoring
  • Störungsbehebung
  • Anpassung bei Änderungen an Microsoft 365

Referenzprojekte

Internationaler Finanzdienstleister · 11–50 Mitarbeiter

Intranet und Reorganisation

Ausgangslage

Es fehlte ein zentraler Zugriffspunkt auf Unternehmensinformationen. Inhalte und Werkzeuge lagen über verschiedene Stellen verteilt.

Ergebnis

Bestehende Daten in klar abgegrenzten Bereichen, ein Intranet in SharePoint Online und ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis. Ein Anlaufpunkt statt Nachfragen im Team.

Architekturbüro · 1–10 Mitarbeiter

Speicheroptimierung in SharePoint

Ausgangslage

SharePoint legt zu jeder Änderung eine neue Version an. Bei großen CAD-Dateien summiert sich das über Jahre zu einem Vielfachen der eigentlichen Daten.

Ergebnis

Versionsstände ausgewertet und nach abgestimmten Regeln bereinigt, ohne Dateien zu löschen. Die Bibliotheken laufen jetzt mit automatischer Versionsverwaltung, damit der Bestand nicht wieder anwächst.

71 % Speicher eingespart, von 963 GB auf 280 GB
Vorher963 GB
Nachher280 GB

1,02 TB Gesamtkapazität

Inhabergeführtes Möbelhaus · 11–50 Mitarbeiter

Vertriebsverwaltung in Microsoft Lists

Ausgangslage

Jeder im Vertrieb führte seine eigene Excel-Liste. Kein gemeinsamer Stand, keine klaren Zuständigkeiten, wiederkehrende Schritte von Hand.

Ergebnis

Eine gemeinsame Liste, verbunden mit Power Automate. Ordner werden automatisch angelegt, Excel-Vorlagen gefüllt und Zuständige benachrichtigt.

Über mich

Erst der Prozess,
dann die Automatisierung

Als Wirtschaftsinformatiker habe ich gelernt, wie viel Zeit prozessorientiertes Arbeiten einspart. In den letzten Jahren habe ich bei einem Microsoft-Partner SharePoint-Umgebungen reorganisiert, wiederkehrende Abläufe automatisiert und aus vorhandenen Microsoft-365-Funktionen mehr herausgeholt. Meist für Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitern.

Dabei fällt eines immer wieder auf: Das meiste lässt sich mit dem umsetzen, was ohnehin schon lizenziert ist. Trotzdem gehen jede Woche Stunden verloren an Abläufen, die über Jahre zur Gewohnheit geworden sind. Daten werden von Hand kopiert, mehrere Excel-Listen laufen nebeneinander, und es braucht Abstimmungen, weil unklar ist, wer was macht.

Ich setze deshalb nicht bei der Automatisierung an, sondern beim Ablauf. Erst wenn klar ist, wie gearbeitet wird, welche Systeme beteiligt sind und wie es um die Datenqualität steht, lässt sich sinnvoll automatisieren. Alles andere hält nur kurz.

Was mich dabei antreibt: Wenn eine Aufgabe, die vorher jeden Montag zwei Stunden gekostet hat, einfach nicht mehr da ist. Diese Zeit steht dann für das zur Verfügung, was Ihr Geschäft wirklich voranbringt.

Porträt von Lukas Ziegner